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〈１〉活動の優先順位づけ
イタリアの経済学者Ｖ．パレートが１８９７年に発表した経験則で、私たちの仕事の“上位２割の要素が、全体の８割を占める”というパレートの法則をご存知でしょうか。このことは、重要な２割の要素をキチッと押さえることが重要であるということを教えてくれています。
では、時間の優先順位づけに関して、表をもとに考えてみましょう。
Ⅰの領域は、緊急度も重要度も高い活動の領域です。
クレーム対応や商談、資金繰り、締切仕事など即時の対応を要し、しかも重要な結果と結びついている活動の領域です。
Ⅱの領域は、重要だが即時の対応を必要としない活動の領域です。
事業計画書作り、人材確保と育成、製品開発、新事業参入、後継者の育成、クレーム再発防止対策、自己啓発、ストレスの解消や予防、健康維持管理、家族やパートナーとの対話など、質の高い活動がこれに含まれます。重要であることは誰もが認識していますが、緊急ではないため行動を起こすにはそれなりの決意をともなう活動の領域です。
Ⅲの領域は、緊急度は高いが重要ではない活動の領域です。
緊急性ゆえに重要な活動と錯覚しがちですが、結果的に他者の期待に応えるだけで本人には重要な結果がもたらされることの少ない活動の領域です。
Ⅳの領域は、緊急でもなく重要でもない活動の領域です。
レポートを作成しようと予定していた時間をたわいもない長電話に費やしてしまったというような浪費した時間がここに分類されます。 さて、あなたの日々の活動は、どこの領域にどれくらい費やされているでしょう？
表をもとに日常をふり返ってみると、次のことに気づいたのではないでしょうか。
・私の日常の大半もしくはすべて「Ⅰ」「Ⅱ」「Ⅲ」の領域に費やされている。
・パレートの法則からすると「Ⅱ」の領域は、とても大切であり、また、
「Ⅱ」の領域は、自分の将来を創り出すものとなります。
にもかかわらず、ほとんど時間が割かれていません。
時間を上手にコントロールし、忙しいながらも、心安らかな日々を送るためには、優先順位を見極め、出来事のそれぞれに進路をつけることが必要です。「Ⅰ」の領域の活動を効率的にこなし、「Ⅲ」を回避・委譲し、「Ⅳ」を忘れ、「Ⅱ」を長期目標化しなければならないのです。
私たちに変化と成長を促す活動領域は、「Ⅱ」の活動領域です。
この「Ⅱ」の領域をいかに意識的に時間に組み入れるか、そのことが私たちの充実感や達成感を育て、セルフ・エフィカシー（自己重要感）を高めることにもつながるのです。
また、時間管理とともに、身の回りの整理整頓もストレスを予防する上で大切なことです。「重要な書類が見当たらない」「必要な資料がすぐに出てこない」といってストレッサーを自ら作り出さないためにも、整理整頓やファイリングにも意識を向けていただきたいと思います。ただし、「完璧に整頓しなければ…」などと考えないことも大切です。
「計画のために費やされた時間は最も生産的な投資です」（P.ドラッカー）
「時間を気にすることをやめる最上の方法は時間割をきちんと作ること」（レアード）
◇先延ばしの損得勘定・ワークシート
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