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定期的な会議は惰性的になりやすいので、ある一定期間ごとに振り返り、会議のいい点と悪い点を出し合い、続けるのか、変えるとすれば何を変えた方がさらに効果的・効率的なのかを話し合うようにしましょう。
達成したことは何か?
誰に参加してもらう必要があるか?
会議を実施するために要する費用はどのくらいか?(準備も含めて)
期待できる成果は、その経費に見合っているか?
他に狙いを達成するための、より効果的、効率的な方法はないか?
会議に割く時間はどれくらいが望ましいか?
会議の時間をできる限り短くするために、事前に情報を共有しておく有効な方法はどのようなものが考えられるか?
以上のことを踏まえた上で、会議を開くタイミングとして
出席者たちが最も参加しやすいのはいつか?
会議の内容に集中できるのははいつか?
などを考えます。
また、会議の出席者の中でも、会議の結果が何らかの形で影響する人や、会議に好影響を及ぼす人には、早い段階で出席を依頼したほうが効果的です。なぜなら、過程に関わることによって積極的なコミットメントが得やすくなるからです。
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